Documentos de exportación para enviar carga a Cuba

En carga, el transporte es la parte fácil. Lo que separa un despacho limpio de una retención de dos semanas es la documentación, y casi todos los problemas se ven en origen antes de que la mercancía suba al camión o al avión.

La factura comercial

Es el documento que la aduana de destino usa para calcular impuestos y para decidir si revisa la carga. Tiene que llevar:

• Datos completos de quien exporta y de quien importa, con número fiscal.
• Descripción precisa de cada producto: qué es, de qué está hecho, para qué sirve. «Repuestos» no es una descripción; «filtros de aceite para motor diésel, 24 unidades» sí.
• Cantidad, valor unitario y valor total, en la moneda que corresponda.
• País de origen de la mercancía.

El valor tiene que ser el real. Una factura con valores irreales se detecta comparando con precios de mercado, y a partir de ahí la aduana revisa todo lo que venga de ese remitente.

La lista de empaque

Qué va en cada bulto, cuánto pesa y cuánto mide cada uno. Es lo que permite a la aduana verificar sin abrir todo, y lo que permite a quien recibe comprobar que llegó completo.

Lo que depende del producto

• Ficha técnica para maquinaria, electrónica y productos con especificaciones.
• Permisos sectoriales para alimentos, cosméticos, productos de origen animal o vegetal, medicamentos y equipos médicos. Cada país tiene los suyos y algunos se piden antes de embarcar.
• Certificado de origen cuando el destino tiene acuerdos comerciales con Perú: puede reducir o eliminar aranceles.

Lo que depende del destino

Cada aduana tiene su umbral de valor, su forma de cobrar y sus productos restringidos. Antes de cerrar una venta al extranjero conviene saber qué va a pedir la aduana de ese país y quién va a pagar el impuesto. Lo explicamos aquí, y en la ficha de cada destino está lo específico de su aduana.

El error de fondo

Tratar la documentación como un trámite posterior al envío. Es al revés: se prepara antes, se revisa antes, y solo entonces la carga sale. Nosotros la revisamos contigo en Lima, y para empresas que exportan de forma recurrente fijamos un flujo para que cada despacho no empiece de cero. Así trabajamos la carga internacional.

Cómo se describe una partida

La descripción por partida es lo que la aduana usa para clasificar la mercancía y decidir el arancel. Una descripción pobre no ahorra trabajo: lo multiplica.

• Mal: «repuestos», «textiles», «productos varios».
• Bien: «filtros de aceite para motor diésel, referencia X, 24 unidades, material: papel y metal».

Tres datos por partida: qué es, de qué material y cuántas unidades. Si repites esa misma descripción en todos los envíos del mismo producto, la aduana de destino te reconoce y deja de revisar.

Incoterms, en una línea

El término comercial define quién paga qué y hasta dónde llega tu responsabilidad. No hace falta dominarlos todos, pero sí tener claro con tu cliente quién asume el flete, el seguro y los impuestos de importación antes de cerrar el precio de venta. Muchas discusiones posteriores nacen de no haberlo dicho por escrito.

Errores que cuestan una semana de almacenaje

1. Factura y lista de empaque que no cuadran. Si la factura dice 24 unidades y la lista 20, se abre todo.
2. Valor sin moneda o con moneda distinta a la del contrato.
3. Falta del número fiscal del importador. En muchos países el despacho no arranca sin él.
4. Producto que necesitaba permiso sectorial y nadie lo tramitó: es el que más días cuesta, porque se resuelve fuera de la aduana.

Revisamos los cuatro puntos antes de que la carga salga de Lima. Para empresas que exportan de forma recurrente, fijamos plantillas para que el envío número cincuenta se despache igual de limpio que el primero.

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